Kötelező lesz minden 50 fő feletti szervezetnek visszaélés-bejelentési rendszert üzemeltetni

Manapság egyre több szervezet dönt visszaélés-bejelentési rendszer bevezetése mellett, mely egyszerű és elegáns megoldást kínál a jelenlegi szabályozási változásokra, ugyanis az Európai parlament és a Tanács (EU) 2019/1937 számú Visszaélés-bejelentési irányelve és több egyéb hazai jogszabály alapján (pl. belső szervezeti integritási rendszer) számos szervezetnek kell visszaélés-bejelentési rendszert üzemeltetnie.

A szabályozásnak az a célja, hogy átláthatóbbá váljon a szervezetek működése azáltal, hogy a munkavállalóknak és az üzleti partnereknek lehetőséget nyújt arra, hogy ha valamilyen visszaélést észlelnek, ezt jelenthessék a szervezetnek, amely így ki tudja azt vizsgálni. Ezt azzal éri el, hogy a visszaélés-bejelentő (más néven whistleblower) és segítői számára biztosítja azt, hogy a bejelentés miatt ne érhesse őket hátrány vagy megtorlás.

Az uniós jogsértést bejelentő személyek védelméről szóló 2019/1937 irányelv rengeteg szervezetet érint. Többek között a legalább 10.000 lakosú önkormányzatoknak, a legalább 50 fős központi és helyi államigazgatási szerveknek, a legalább 50 fős állami gazdasági társaságoknak, valamint a legalább 250 fős piaci gazdasági társaságoknak is kötelező visszaélés-bejelentő rendszert üzemeltetniük.

2023. december 17-től pedig már a legalább 50 fős magánkézben lévő gazdasági társaságok is érintettek lesznek a szabályozásban.

Könnyen felismerhetjük, hogy a közszférában és a magánszférában is egyaránt az ott dolgozók, illetve a munkavégzéssel összefüggő tevékenységük során e szervezetekkel kapcsolatba kerülő személyek az elsők, akik tudomást szereznek az elkövetett jogsértésekről. Azonban ezek az emberek függenek leginkább a náluk magasabb pozícióban lévő kollégáiktól. Így érthető, hogy sokan félnek a szervezeten belül történt visszaélést bejelenteni, mivel nem szeretnék, hogy bármiféle megtorlás érje őket, amely akár a munkahelyük elvesztését is jelentheti; még annak ellenére is, hogy a szervezet és a munkavállalók érdeke is a visszaélés bejelentése és megszüntetése lenne, hiszen akkor tudnak jól és hatékonyan működni.

Az Irányelv ezért a személyazonosság védelmét a bejelentők lehető legszélesebb körére kiterjeszti. Tehát visszaélést jelenthet, és ezáltal jogszerűen whistleblower lehet az intézmény bármely foglalkoztatottja, a foglalkoztatási jogviszony minőségétől függetlenül (munkavállaló, köztisztviselő, közalkalmazott, kormányzati tisztviselő, rendvédelmi dolgozó stb.). Rajtuk kívül szintén tehetnek bejelentést a cég volt foglalkoztatottjai, alvállalkozói és beszállítói, tulajdonosai, valamint az ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személyek, ezenfelül az önkéntesek és a fizetett, illetve nem fizetett gyakornokok.

A jogszabály azt is meghatározza, hogy az uniós jog mely területein lehet a jogsértéseket bejelenteni, azonban ez a működés olyan széles területeit jelenti, hogy szinte valamennyi szervezetet érint, amely a foglalkoztatottsági követelményeknek megfelel. Ilyen jogterületek például a közbeszerzés, közegészségügy, fogyasztóvédelem; a pénzügyi szolgáltatások, termékek és piacok, valamint a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozás megelőzése; a személyes adatok kezelése és védelme; továbbá a magánélet, a hálózati és információs rendszerek biztonsága.

Bármely bejelentés esetén az azt fogadó szervezet elsődleges feladata, hogy biztosítsa a bejelentés megtételének lehetőségét, illetve a visszaélést bejelentő személy anonimitását.  Ez kiemelkedően fontos, mivel, amennyiben a whistleblower személyazonossága nem derül ki, úgy nem érheti őt semmiféle megtorlás a bejelentéssel kapcsolatban. Ahhoz, hogy ezt egy szervezet biztosítani tudja, a bejelentéseknek egy biztonságos, zárt visszaélés-bejelentő rendszerben kell történniük, amelyhez csak a vizsgálatot lebonyolító személyek férhetnek hozzá. Így például azt is garantálni kell, hogy az informatikai szakemberek se érhessék el a bejelentések kezelésében részt vevő informatikai rendszereket, mert nem az ő feladatuk a visszaélésekről szóló bejelentések kivizsgálása.

A Whisly visszaélés-bejelentő rendszer (részletes funkciók) több egyedi funkció mellett azt is lehetővé teszi, hogy a bejelentést kivizsgáló személy bizalmasan kommunikáljon a whistleblower-el a bejelentést követően is. A Whisly használatával a bejelentett visszaélés GDPR megfelelő módon kivizsgálható, emellett a kivizsgálást végző személyt több módon is támogatja a szoftver, például fejlett feladatkezelővel ellátott admin felülettel, mely segíti a vizsgálat lefolytatását azáltal, hogy javaslatot tesz a vizsgálat során elvégzendő feladatokra, továbbá automatikusan kitöltött iratmintákkal és statisztikák szolgáltatásával is segíti a kivizsgáló munkáját.

A Whisly bejelentő felülete bármilyen eszközről elérhető a böngészőben egy egyedi linken keresztül, így egyszerűen tudja segítségével a szervezet a bejelentések 24 órában történő fogadását biztosítani.

A Whislyt kifejezetten arra terveztük, hogy átfogó támogatást nyújtson a kivizsgálást végzőknek, akkor is, ha az adott személy még nem rendelkeznek széleskörű tapasztalattal a bejelentések kivizsgálása terén. Visszaélés-bejelentő rendszerünkkel segítünk abban, hogy a vizsgálat a lehető legegyszerűbb és leghatékonyabb legyen.

Látogasson el weboldalunkra a szabályozással, illetve a szoftverrel kapcsolatos részletes információkért, illetve próbálja ki demó visszaélés-bejelentő felületünket weboldalunkon.