Adobe Acrobat Sign – az Adobe másik oldala
Az Adobe, mint a világ vezető szoftvervállalata, a laikusok számára elsősorban a Photoshop és az Acrobat szoftverekről ismert. Néhány beavatott azt is tudja, hogy a szoftveróriás nevéhez fűződik az Adobe Illustrator, az Indesign vagy az Adobe Animate (az egykori “Flash”) is, és vannak néhányan, akik ismerik a cég idehaza még nem nagyon elterjedt, nagyvállalati mikrokozmoszát, az Adobe Experience Cloudját is.
Az Acrobat világát ismerők jó eséllyel találkoztak már az Adobe Sign nevével is – de talán még soha nem használták azt: az elektronikus aláírás világa sokak számára még mindig idegen.
Az Adobe Acrobat Sign (most így hívják az Adobe Sign szolgáltatását) egy az Adobe Acrobat előfizetésbe integrált elektronikus aláírási platform. Lehetővé teszi elektronikus aláírások létrehozását és kezelését elektronikus (főként PDF) dokumentumokon, így lehetővé téve a digitális aláírások használatát üzleti és jogi dokumentumok esetében.
De hogy működik a Sign? Milyen lépések során kerül a dokumentumra egy aláírás?
Először is, egy dokumentumot kell feltölteni az Adobe Acrobat Sign szolgáltatásba. Ez lehet egy szerződés, egy megállapodás vagy bármilyen más dokumentum, amely elektronikus aláírásra szorul. A feltöltés végezhető az Adobe Acrobat szoftverén, a natív mobilos kliensen vagy a teljes értékű webes felületen keresztül is.
Ezt követően lehetőség nyílik a szükséges mezők létrehozására. Az Acrobat Sign lehetőséget kínál arra, hogy a feltöltő aláírási és egyéb információs mezőket definiáljon a dokumentumon. Az aláírási mezők azt jelölik, hogy hol helyezkedjen el egy (vagy több aláíró esetén több) aláírás, más mezők pedig az információk összegyűjtésére, rögzítésére szolgálnak, és arra adnak lehetőséget, hogy a szükséges adatokat, mint például a neveket vagy dátumot is rögzíteni lehessen a dokumentumon.
Ha minden kész, a dokumentum elküldhető az érintetteknek. Az Acrobat Sign lehetővé teszi a dokumentum e-mailben vagy más elektronikus kommunikációs csatornákon keresztül legyenek terjesztve, az aláírás pedig minden esetben – platformtól függetlenül – az Adobe biztonságos, felhős környezetében történik.
De hogy zajlik az aláírás?
Miután az aláírók megkapták az e-mailt, ami tartalmazza az aláírandó dokumentum linkjét, elolvashatják az az Acrobat Sign felületen. Az elolvasás után az aláírási folyamat mindössze két kattintás: az elsővel az aláírás helyét lehet kiválasztani, a másodikkal pedig elektronikusan aláírhatják a dokumentumot. Az aláírásuk digitálisan kerül rögzítésre, semmit nem kell kinyomtatni.
Ezt követi a visszajelzés. Az Acrobat Sign ugyanis folyamatosan figyeli az aláírások állapotát, és értesítéseket küld az aláírásokról és a dokumentum állapotáról az aláírást kérőnek. Ez segíti a folyamat nyomon követését és ellenőrzését, amikor pedig minden aláírás a helyére került, az Acrobat Sign automatikusan létrehozza a végső, teljesen aláírt dokumentumot, amelyet letölthet vagy továbbít a szükséges helyre.
További előnyök
Az Adobe Acrobat Sign nemcsak az aláírásokat kezeli, hanem biztonságosan is tárolja az elektronikus aláírásokat, és lehetőséget nyújt a dokumentumok időbélyegzőzésére is, így garantálva az aláírások integritását és hitelességét. Számos jogi és iparági szabványnak is megfelel, így széles körben elfogadott a hivatalos dokumentumok elektronikus aláírásaként.
