Hatékony működés feladatkezelő segítségével
Minden vállalkozás vagy szervezet életében eljön az a pont, amikor annyi egyidejűleg futó feladattal kell megbirkózni, hogy szinte már lehetetlen követni, hogy mi hol tart. Az ilyen esetekben nagy változást hozhat egy feladatkezelő program használata.
Cikkünkben bemutatjuk, miért lehet jó döntés bevezetni egy ilyen szoftvert a napi működésbe.
Mire szolgál egy feladatkezelő program?
A feladatkezelő programoknak több típusa is létezik, de a fő célja mindegyiknek az, hogy használatuk által követhetőek legyenek egy vállalat vagy azon belül egy szervezet feladatai. A feladatok rögzítésével valós képet kaphatunk arról, hogy egyidejűleg milyen témákkal is kell foglalkoznunk, ezenfelül rendelhetünk hozzájuk prioritást, határidőket, illetve felelősöket is.
A D4S vállalatirányítási szoftver előnye a többi hasonló funkcióval rendelkező szoftverhez képest, hogy a feladatok kezelésén felül a rendszer többi modulját is használhatjuk, ezzel egy platformra terelve vállalatunk valamennyi folyamatát. Ezáltal az ERP rendszerben a rögzített feladatokhoz akár rendeléseket, számlákat is lehetőségünk van hozzákapcsolni, megkönnyítve ezzel a saját, vagy akár a társterületek munkáját is.
Hogyan működik egy jó feladatkezelő?
A feladatkezelő szoftverbe történő belépést követően az első teendő létrehozni az éppen futó feladatokat. A megnevezésen felül akár lehetőségünk van konkrét projektekhez is hozzárendelni a létrehozott feladatot, ami különösen hatékony lehet abban az esetben, ha többen dolgozunk egy nagyobb projekten, hiszen így folyamatosan láthatjuk a mások által végzett teendők alakulását.
A rendszer lehetőséget ad kiválasztani az adott feladat felelősét, ami a későbbiekben akár átruházható, ha például egy kolléga távozik a cégtől. Ezekben az esetekben különösen hasznos lehet a rendszer használata, hiszen a folyamatban lévő feladatok átruházásával biztosak lehetünk abban, hogy minden elkezdett projekt valóban be is lesz fejezve.
A határidő és a prioritás megadásával akár a beosztottak felé is jelezhetjük, hogy mikorra várjuk el tőlük az adott teendő teljesítését. Ezzel rengeteg felesleges megbeszélést és e-mailt spórolhatunk meg, hiszen a rendszerbe belépve a kolléga egyszerűen csak megtekinti a feladat részleteit, és tudni fogja, mi a dolga.
A feladatkezelő további előnyei
Nagy könnyítést jelenthet egy szervezet életében a feladatokhoz fűzhető megjegyzések lehetősége, hiszen ezáltal nem kell hosszú levelekben leírni, pontosan miről is szeretnénk kérdezni, elég egy rövid kommentet hagyni a rendszerben.
Ezenfelül hasznos beállítás még, hogy személyre tudjuk szabni a felület kinézetét, illetve ki tudjuk választani, mikor kapjunk a rendszertől értesítéseket.
Egy jó feladatkezelő szoftver nagyban megkönnyítheti egy szervezet életét, hiszen nem kell többé bonyolult táblázatokat használni ahhoz, hogy követhetők legyenek a folyamatban lévő projektek.
