Email- és dokumentumkezelés felsőfokon!
Mennyiben járulhat hozzá a céges szintű hatékonyság növeléséhez az email- és dokumentumkezelés korszerűsítése és optimalizálása? Egyáltalán miként lehet javítani a folyamatok menetén?
A cikkben végig fogunk menni mindkét szegmensen, megnézve a hatékonyságnövelés lehetőségeit. Ugyanis az emaileken és a dokumentumokon keresztül meglepően sokat lehet fejleszteni.
Amiért az emailek és a dokumentumok kezelése sok cégnél jelent szűk keresztmetszetet
Ez azért trükkös terület, mert miközben fontos információkkal hozható összefüggésbe, közben mégis rengeteg értékes időt tud elvinni. Különösen akkor, ha nem dolgozunk a folyamat gyorsításán, optimalizálásán.
Szerencsére egyre több helyen jönnek rá, hogy a MiniCRM crm rendszere ezen a téren is sokat lendíthet a dolgok menetén. Komoly hozzáadott értéket biztosíthat, hogy ne az emailezéssel és a dokumentumok összefűzésével menjen el az egész nap.
Érdekes kérdés persze, hogy miként lehet lépéseket tenni az ilyesfajta korszerűsítés irányába. Úgyhogy ennek szellemében menjünk is tovább, és nézzünk rá a gyakorlati megvalósítás lehetőségeire!
Miként korszerűsíthető a dokumentumkezelés szoftveresen?
A kulcsot értelemszerűen az jelenti, hogy a céges működéshez használt dokumentumok ne vesszenek el, tehát biztos helyen legyenek tárolva. Ezzel együtt viszont lényeges, hogy könnyen és gyorsan hozzájuk is tudjunk férni.
CRM rendszerrel ez maradéktalanul megvalósítható. Egyrészt úgy, hogy minden egyes használt modulba feltölthetőek a legfontosabb dokumentumok, illetve igény szerint publikus linkre is másolhatóak, amennyiben a használat jellege ezt kívánja meg.
Sőt, ezenfelül a dokumentumok megjelenítését, letölthetőségét, vagy az áthelyezhetőségüket másik mappába is problémamentesen meg lehet oldani. Ahogyan a másolást, vagy a törlést is.
Emailek és sablonok a folyamatoptimalizálás jegyében
Racionálisan nem nehéz belátni, hogyha a napi szinten küldésre kerülő emaileket nem kell minden egyes alkalommal újra megfogalmazni, azzal rengeteg értékes munkaidő takarítható meg hosszabb távon.
Pontosan ebben rejlik a sablonok kiemelt hozzáadott értéke. Leginkább azt célszerű csak előzetesen felmérni, hogy a napi szinten kivitelezett feladatokhoz és elküldött emailekhez milyen sablonok társíthatók.
Majd egy korszerű CRM rendszer segítségével már nem nehéz azt megoldani, hogy a sablonok beállításra kerüljenek. Ami igazán nagy hozzáadott érték, hogy ezt követően munka közben másodpercek alatt érhetők el, szabhatók testre. Így többek között az ajánlatküldés, a számlázás, vagy a standard folyamatok bármelyike is optimalizálható.